Online platby

Vítejte v Besteron. Děkujeme, že jste si vybrali naše služby, a těšíme se na vzájemnou spolupráci. Na úvod jsme pro vás připravili několik praktických informací, které vám pomohou s lepší orientací v našem systému. Věříme, že zde naleznete odpovědi na základní otázky; v případě jakýchkoliv dotazů nás ale neváhejte kontaktovat na helpdesk@besteron.cz.

Obsah:

1. Registrace, aktivace, implementace, přihlášení do klientského prostředí

2. Klientské prostředí a jeho využití

3. Informace o notifikacích

4. Informace o vyplácení, výpisech, fakturách a párování plateb (účtování plateb)

5. Refundace plateb

6. Poplatky a speciální případy vyšších poplatků

7. Kontaktování helpdesku

Registrace, aktivace, implementace, přihlášení do klientského prostředí

Po zaregistrování a podpisu žádosti bude vaše žádost posouzena, prověří se váš web, VOP a další náležitosti, na základě kterých může být platební brána schválena. Standardně se tak děje v rozmezí 3–10 dní od doručení podepsané žádosti.

Po schválení obdržíte na e-mail uvedený v žádosti akceptační zprávu, ve které naleznete informace o:

- schválených službách (doménách),
- datu aktivace,
- výši poplatků,
- době vyplácení,
- návodu na implementaci,
- odkazu do klientského prostředí,
- kontaktech na náš

Po obdržení této akceptační zprávy můžete platební bránu implementovat na své webové stránky, přičemž se budete potřebovat přihlásit do svého klientského prostředí a najít v něm integrační klíče.

Přihlášení do klientského prostředí (adminu) je jednoduché: Na stránce www.besteron.cz klikněte na tlačítko „Přihlásit se“ v pravém horním rohu. V přihlašovacím formuláři uveďte e-mailovou adresu, se kterou jste se registrovali, a své heslo. Pokud máte problémy s přihlášením, využijte možnost „Zapomněli jste heslo“, kde si nastavíte nové heslo, případně kontaktujte náš helpdesk.

Po přihlášení najdete své integrační klíče v sekci „Integrace“ – karta „Integrace“. Budete potřebovat CID, platební klíč a API klíč. Tyto klíče se zadávají do vaší webové stránky.

Pokud máte v Besteron více účtů, mohou být propojeny, abyste se nemuseli přihlašovat do každého zvlášť. Většinu společných účtů propojujeme automaticky a najdete je v menu „Ostatní účty“. Toto tlačítko funguje tak, že se můžete nacházet na jakékoliv stránce klientského prostředí a po překliknutí na jiný účet se na dané stránce změní údaje podle vybraného účtu.

Klientské prostředí a jeho využití

Jak pracovat s klientským prostředím najdete na: https://besteron.com/sk/poradna/ako-pouzivat-klientske-rozhranie/

Informácie o notifikáciách

Více o notifikacích najdete na: https://besteron.com/sk/poradna/notifikacna-url-a-notifikacny-email/

Důležité doplňující informace:

Plánujeme změnu notifikační služby, která umožní definovat frekvenci i směřování jednotlivých notifikací pro různé e-mailové adresy. Do té doby Besteron zasílá na všechny uvedené notifikační adresy všechny typy notifikací.

Obecně systém Besteron zasílá:

- okamžité notifikace o přijatých platbách,
- notifikace o dodatečně potvrzených platbách,
- denní a měsíční výpisy za přijaté a vrácené platby,
- vyúčtovací faktury,
- informace o odstávkách/výpadcích,
- marketingové informace o nových funkcích a změnách v systému

Tyto notifikační e-maily odcházejí dle obecných pravidel na notifikační adresy, které jsou zadány v klientském prostředí v části „Nastavení – Notifikační e-maily“ a které si může každý klient upravit.

Druhy notifikací

- okamžité notifikce o přijatých platbách = Každá přijatá platba je oznámena okamžitě po potvrzení úspěšné platby bankou zákazníka. Všechny systémy si ji mohou v Besteron ověřit a změnit stav objednávky, případně vygenerovat vstupenky. Stejnou informaci obdržíte i e-mailem.

- notifikace o dodatečně potvrzených platbách = Pokud Besteron neobdrží potvrzení platby od banky okamžitě, ale se zpožděním, systém tuto informaci zpracuje, platbu dodatečně spáruje a potvrdí a pošle notifikační e-mail. Na základě této informace lze s platbou nadále pracovat v systémech obchodníka.

- denní a měsíční výpisy za přijaté a vrácené platby = Všechny platby za dané období systém shrne do jednoho přehledu ve formě XLSX nebo jiných formátů a zašle na notifikační adresu. Ve výpisu najdete detailní informace o platbách, symbolech, částkách, číslech objednávek i VS odeslaných plateb. Tyto výpisy jsou účetními podklady. Platby jsou zahrnuty ve výpise až po jejich vyplacení obchodníkovi.

- vyúčtovací faktury = Protože systém Besteron stahuje poplatek za transakci okamžitě, podkladem je vyúčtovací faktura, která se generuje obvykle 3.–5. den v měsíci. Faktura kopíruje měsíční výpis transakcí a sčítá poplatky.

- informace o odstávkách/výpadcích = Pokud se dozvíme o nefunkčním systému banky nebo jiné instituce zapojené do platby, informujeme co nejdříve. Tyto e-maily slouží k upozornění zákazníků nebo omezení prodeje přes Besteron.

- marketingové informace = Systém Besteron se neustále vyvíjí, a proto komunikujeme nové funkce a změny.

 Informace o vyplácení, výpisech, fakturách a párování plateb

Doba a způsob vyplácení

Besteron vyplácí všechny platby ve formě denních dávek automaticky na účet klienta. Není tedy potřeba si prostředky nijak převádět. Dávka se vytvoří po skončení dne, kdy byly platby přijímány do Besteronu a potvrzeny obchodníkovi. Všechny přijaté platby upravené o poplatky, které si Besteron automaticky strhává, jsou sečteny a dávka je vytvořena, a v části Vyplacené platby klientského prostředí čeká na termín vyplacení.

Dávka se vyplácí s určitým zpožděním z důvodu povinné ochrany zákazníka v případě podvodů. Doba vyplácení je stanovena vždy ve žádosti o poskytování služeb, kterou obchodník podepisuje na začátku procesu, a znamená zpoždění vyplacení denních dávek.

V praxi to znamená, že pokud máte dobu vyplácení D+7 a pokud jste 1. dne v měsíci přijali všechny platby v hodnotě např. 100 € a z těchto plateb se odečetly poplatky ve výši 6,50 €, tak v klientském prostředí budete hned po skončení daného dne vidět připravenou dávku ve výši 93,50 € s datem odeslání 7. dne daného měsíce. Sedmý den Besteron tuto dávku odešle na váš účet v bance a vygeneruje výpis všech plateb, které do této dávky spadají. Ten vám rovněž pošle na notifikační adresu. Ve speciálních případech neobvykle vysoké transakce nebo podezření na podvodnou transakci či transakci placenou např. kradenou kartou má procesor plateb právo na pozdržení platby (zpravidla 24 hodin) nebo na kontaktování klienta za účelem doložení nákupu pokladním dokladem.

Výpisy

Besteron zatím zasílá všem klientům výpisy na denní a měsíční bázi ve formátech XLSX, XML a JSON. Pracujeme na tom, aby se tato nastavení dala také měnit podle představ klienta. Výpis je účetní podklad. K měsíčnímu výpisu bude vždy na začátku nového měsíce zaslána i vyúčtovací faktura za stržené poplatky.

Párovanie platieb

V první řadě je potřeba si uvědomit, že při větším množství plateb je ideální nastavit si přímo v účetním programu automatický import, který dané údaje porovnává a páruje na základě pravidel. Pokud je to manuální, stále to může být mírně pracná záležitost, avšak s jasným postupem.

Platební brána rozlišuje dva typy variabilního symbolu (VS). V klientském prostředí je v části platební záměr u detailu platby uveden samostatně údaj Číslo objednávky a systém již rozlišuje VS přijaté platby (od zákazníka do Besteronu) a odeslané platby (z Besteronu – tento najdete v bankovním výpisu a může sdružovat více přijatých plateb v jednom dni).

Všechny tyto symboly najdete i ve výpisu transakcí, jehož hlavička obsahuje dané údaje:

Na základě tohoto výpisu je možné platby párovat.

Tedy – pokud si váš import nebo vy vezmete měsíční výpis plateb, uvidíte každou transakci, která vám byla v daném měsíci vyplacena – odeslána z Besteronu na váš bankovní účet. Struktura souboru je tedy založena na přijatých transakcích od zákazníků, které vám byly v daném měsíci vyplaceny (pozor, ne přijaté od zákazníků, ale vyplacené. Zde může například na přelomu měsíce vzniknout otázka, proč ve výpisu za např. duben není transakce za objednávku z 30. 4. – protože vyplacena byla až v měsíci květnu a bude tedy v květnovém výpisu).

U každé platby máte více identifikátorů, na základě kterých můžete párovat a kontrolovat:

ID platby je jedinečný identifikátor, který po zadání v klientském prostředí do sekce Platby – Platební záměr zobrazí přijatou platbu i s číslem objednávky a všemi detaily o dané transakci od zákazníka

Datum a čas – datum a čas přijaté transakce od zákazníka

Datum odeslání – datum odeslání úhrady (platby), ve které je zahrnuta tato transakce z Besteronu na váš bankovní účet (podle tohoto údaje se transakce dostává do konkrétního výpisu – například za květen, pokud byla odeslána v květnu)

Částky – přijatá, k vyplacení, poplatek… – rozdělení platby, abyste věděli, kolik činila přijatá platba od zákazníka, kolik jsme strhli na poplatcích a kolik z transakce zůstalo k vyplacení na bankovní účet

Číslo objednávky – číslo objednávky z vašeho systému

VS přijaté platby – VS, který vidí zákazník na svém účtu pro platbu, kterou odeslal

VS odeslané platby – VS, který vidíte vy na svém bankovním účtu při úhradě dané souhrnné platby (může obsahovat více přijatých plateb / objednávek od zákazníků)

a další pomocné identifikátory

Na základě těchto údajů je možné přesně dohledat transakci/objednávku u vás, která vám byla vyplacena v dané úhradě.

Jako kontrolu můžete provést i manuální porovnání v klientském prostředí:

Ve vašem XLS bohužel nejsou VS z vašeho internetového bankovnictví, podle kterých bychom věděli dohledat konkrétní čísla objednávek, avšak pokud si zobrazíte vaše Vyplacené platby (tento přehled máte v klientském prostředí) a kliknete na ID dané úhrady.

Uvidíte detail této úhrady, kde jsou vypsány všechny přijaté platby této úhrady (v našem příkladu je v úhradě jen jedna přijatá transakce). Zde uvidíte VS přijaté platby (ten, který vidí vaši zákazníci).

Podle tohoto VS si můžete platbu najít v přehledu Přijaté – Platební záměr po zadání tohoto VS do filtru a tím pádem uvidíte i číslo objednávky:

Pokud byste si ve svém účetním programu jednorázově nastavili tato párovací pravidla, stačilo by, abyste si „naimportovali“ náš výpis za dané období a program by se o to postaral. Takto to mají vyřešené všichni klienti s větším počtem transakcí.

Faktury

Za stržené poplatky pro všechny přijaté platby vám Besteron vždy na začátku měsíce (zpravidla 3.–5. den v novém měsíci) vystaví vyúčtovací fakturu za dané transakce a jejich poplatky.

Tato faktura obsahuje všechny záznamy o přijatých platbách podobně jako výpis a ke každé je vyčíslen i poplatek. Tyto poplatky jsou sečteny.

Všechny faktury zasíláme na notifikační adresy a můžete si je stáhnout i v klientském prostředí.

Refundace plateb

Jak refundovat platby najdete na https://besteron.com/sk/poradna/ako-vratit-refundovat-platbu/

Doplňující informace:

Refundace se realizují z přijatých plateb, které zákazníci provedli přes bránu ve vašem e-shopu, tj. srážkou z platby.

Z přijatých plateb, které vám mají být v daný den vyplaceny (můžete si je zkontrolovat v klientském prostředí v části Vyplacené platby), se refundace provede.

Pokud je však stav tohoto „flow“ aktuálně nízký (v daný den nemáte dostatek prostředků, které se mají vyplatit na váš účet k pokrytí výše refundované platby), systém čeká na nové přijaté platby (novou dávku, která se má vyplatit) a až když je tato vyplácená dávka v dostatečné výši, refundace se automaticky realizuje.

Alternativním způsobem je vytvoření speciální finanční rezervy v Besteronu, ze které se budou refundace strhávat. Podrobnosti k tomuto způsobu vám poskytne náš helpdesk.

Poslední možností refundace je kontaktování klienta, získání jeho IBAN a zaslání prostředků mimo systém Besteron.

Ve výpisu se refundace bude zobrazovat jako vrácená platba.

Saldokonto

Našim klientům nevytváříme ani nevedeme účty, přijaté platby vyplácíme přímo na jejich bankovní účty. Z tohoto důvodu vám není možné poskytnout informace o zůstatcích k danému datu.

Pro výpočet zůstatku přijatých plateb po odečtení poplatků, které mají být klientovi ještě vyplaceny, máme přehled úhrad v klientském prostředí pod Platby – Vyplacené.

Poplatky a speciální případy vyšších poplatků

V naší platební bráně využíváme schéma poplatků Blended, které je pro klienty výhodné a spojuje všechny poplatky do jednoho (transakční poplatek, scheme fee a interchange fee).

Struktura poplatků:

1. Transakční poplatek (BESTERON FEE) je poplatek poskytovateli.

2. SCHEME FEE je mezibankovní poplatek za zpracování transakce (cca 0,1 %).

3. INTERCHANGE FEE je poplatek za typ karty – u běžných karet vydaných v EU pro fyzické osoby cca 0,25 %, u business karet a karet mimo EU cca 1,25 % a více (tento poplatek nelze ovlivnit).

O vysvětlení pojmů a poplatků si prečtěte více na https://besteron.com/sk/poradna/dolezite-pojmy-pri-online-platbach/

Ve výjimečných případech se můžete setkat s kartami vydanými mimo EU nebo business kartami, kde je poplatek vyšší, a proto může být celkový poplatek vyšší než obvykle.

Kontaktovanie helpdesku

Provozní doba:

PO – PI:

8:00 – 16:00 (email, telefon, chat)

16:00 – 20:00 (email)

20:00 - 8:00 (offline, ale sbíráme dotazy, na které reagujeme zpětně po 8:00)

SO – NE a sviatky:

8:00 – 20:00 (email, telefon, chat)

20:00 - 8:00 (offline, ale sbíráme dotazy, na které reagujeme zpětně po 8:00)

Při kontaktování si připravte:

- název společnosti,

- IČO,

- produkt: platební brána (název domény), POS terminál (TID).

Pro ověření platby:

- číslo objednávky,

- VSplatby, 

- datum a čas,

- částku,

- IBAN odesílatele a příjemce.

Při telefonickém kontaktu nebo chatu se může stát, že hovor nebude přijat okamžitě – v takovém případě vás budeme kontaktovat zpětně co nejdříve.