Spletna plačila
Uvodne informacije za e-commerce stranke
Dobrodošli v Besteron. Zahvaljujemo se vam, da ste izbrali naše storitve, in veselimo se medsebojnega sodelovanja. Za začetek smo za vas pripravili nekaj praktičnih informacij, ki vam bodo pomagale pri boljši orientaciji v našem sistemu. Verjamemo, da boste tukaj našli odgovore na osnovna vprašanja; v primeru kakršnihkoli dodatnih vprašanj pa nas lahko kadar koli kontaktirate na helpdesk@besteron.si
Vsebina:
1. Registracija, aktivacija, implementacija, prijava v portal za stranke
2. Portal za stranke in njegova uporaba
4. Informacije o izplačilih, izpiskih, računih in ujemanju plačil (knjiženje plačil)
6. Pristojbine in posebni primeri višjih pristojbin
Registracija, aktivacija, implementacija, prijava v portal za stranek
Po registraciji in podpisu vloge bo vaša vloga pregledana, preverjena bo vaša spletna stran, Splošni pogoji poslovanja in druge zahteve, na podlagi katerih se lahko odobri plačilni prehod. Običajno se to zgodi v roku 3–10 dni od prejema podpisane vloge.
Po odobritvi boste na e-poštni naslov, naveden v vlogi, prejeli akceptacijsko obvestilo, v katerem boste našli informacije o:
• odobrenih storitvah (domenah),
• datumu aktivacije,
• višini pristojbin,
• obdobju izplačevanja,
• navodilih za implementacijo,
• povezavi do portala za stranke,
• kontaktih za naš
Po prejemu tega akceptacijskega obvestila lahko implementirate plačilni prehod na vašo spletno stran. Za to boste potrebovali prijavo v naročniško okolje, kjer najdete integracijske ključe.
Prijava v portal za stranke (admin) je enostavna: Na strani www.besteron.si kliknite na gumb Prijavi se v zgornjem desnem kotu. V prijavni obrazec vnesite e-poštni naslov, s katerim ste se registrirali, in geslo. Če imate težave s prijavo, uporabite možnost Pozabili ste geslo, kjer si lahko nastavite novo geslo, ali kontaktirajte helpdesk.
Po prijavi boste svoje integracijske ključe našli v razdelku Integracija – kartica Integracija. Potrebovali boste CID, plačilni ključ in API ključ. Te ključe je potrebno vnesti v vašo spletno stran.
Če imate v Besteronu več računov, jih lahko povežemo, da se vam ni treba prijavljati v vsak račun posebej. Večino skupnih računov povezujemo samodejno, najdete jih v meniju Drugi računi. Pri preklopu se bodo podatki na enaki strani spremenili glede na izbran račun.
Portal za stranke in njegova uporaba
Navodila za delo s portalom za stranke najdete na:
https://besteron.com/sk/poradna/ako-pouzivat-klientske-rozhranie/
Informacije o notifikacijah
Več o notifikacijah najdete na:
https://besteron.com/sk/poradna/notifikacna-url-a-notifikacny-email/
Pomembne dodatne informacije:
Načrtujemo spremembo notifikacijske storitve, ki bo omogočala nastavitev frekvence in usmerjanja posameznih notifikacij na različne e-poštne naslove. Do takrat pa Besteron pošilja vse vrste notifikacij na vse vpisane notifikacijske e-naslove.
Sistem Besteron pošilja:
• takojšnje notifikacije o prejetih plačilih,
• notifikacije o naknadno potrjenih plačilih,
• dnevne in mesečne izpiske za prejeta in vrnjena plačila,
• obračunske račune,
• informacije o izpadih in nedelovanju,
• marketinške informacije o novih funkcijah in spremembah sistema.
Notifikacije se pošiljajo na e-naslove, navedene v portalu za stranke v razdelku Nastavitve – Notifikacijski e-maili. Vsak naročnik jih lahko ureja po potrebi.
Vrste notifikacij
Takojšnje notifikacije o prejetih plačilih
Vsako prejeto plačilo je potrjeno s strani banke kupca in takoj poslano v sistem. Vse vaše sisteme obvesti, da lahko posodobijo status naročila ali ustvarijo vstopnice. Obvestilo prejmete tudi po e-pošti.
Notifikacije o naknadno potrjenih plačilih
Če banka kupca potrdi plačilo z zamudo, sistem prejme informacijo naknadno, jo obdela, spajda plačilo in pošlje e-mail z obvestilom, da je bilo potrjeno. Na podlagi tega lahko naročnik nadalje upravlja s plačilom.
Dnevni in mesečni izpiski
Za določeno obdobje sistem povzame vsa plačila in jih pošlje v obliki XLSX ali drugih formatov. Izpiski vsebujejo podrobne podatke o plačilih, simbolih, zneskih, številkah naročil in variabilnih simbolih. Izpiski so računovodski dokumenti. V izpiske se vključujejo le plačila, ki so bila izplačana naročniku.
Obračunski računi
Ker sistem Besteron zaračuna pristojbino za transakcijo takoj, se obračun izvede na mesečni ravni (3.–5. dan). Račun vsebuje seštevek pristojbin.
Informacije o izpadih/okvarah
Če pride do težav pri bankah ali drugih institucijah v plačilnem procesu, stranke obvestimo čim prej. Namen je omogočiti pravočasno obveščanje kupcev ali omejitev prodaje.
Marketinške informacije
Ker je sistem Besteron zelo dinamičen, redno komuniciramo nove funkcije in spremembe.
Informacije o izplačilih, izpiskih, računih in ujemanju plačil
Obdobje in način izplačevanja
Besteron izplačuje vsa plačila v obliki dnevnih paketov samodejno na račun stranke. Sredstev zato ni treba dodatno prenašati. Paket se ustvari ob koncu dneva, ko so bila plačila sprejeta v sistem Besteron in potrjena trgovcu. Vsa prejeta plačila, zmanjšana za provizije, ki jih Besteron samodejno odšteje, se seštejejo, paket se ustvari in v razdelku Izplačana plačila v portalu za stranke čaka na datum izplačila.
Paket se izplača z določenim zamikom zaradi obvezne zaščite strank v primeru goljufij. Obdobje izplačevanja je vedno določeno v vlogi za zagotavljanje storitev, ki jo trgovec podpiše na začetku procesa, in pomeni zamik pri izplačilu dnevnih paketov.
V praksi to pomeni, da če imate obdobje izplačevanja D+7 in ste 1. dan v mesecu prejeli plačila v skupni vrednosti na primer 100 €, od katerih so bili odšteti stroški v višini 6,50 €, boste v portalu za stranke takoj po koncu tega dne videli pripravljen paket v višini 93,50 €, z datumom izplačila 7. dan v mesecu. Sedmi dan Besteron ta paket nakaže na vaš bančni račun in ustvari izpis vseh plačil, ki spadajo v ta paket. Ta izpis vam bo prav tako poslan na vaš e-poštni naslov za obvestila.
V posebnih primerih, kot so nenavadno visoke transakcije ali sum na goljufijo oziroma transakcijo, izvedeno na primer z ukradeno kartico, ima procesor plačil pravico zadržati izplačilo (praviloma za 24 ur) ali kontaktirati stranko z namenom predložitve dokazila o nakupu, kot je račun ali potrdilo o plačilu.
Izpiski
Besteron trenutno pošilja dnevne in mesečne izpiske v formatih XLSX, XML in JSON. Izpiski so računovodska podlaga. Mesečnemu izpisku sledi obračunski račun.
Ujemanje plačil
Pri večjem številu plačil je priporočljivo, da si v računovodskem programu nastavite samodejni uvoz, ki podatke primerja in usklajuje na podlagi določenih pravil. Če se ujemanje izvaja ročno, je lahko nekoliko bolj zamudno, vendar ob jasnem postopku izvedljivo.
Plačilni prehod razlikuje dva tipa variabilnega simbola (VS). V portalu za stranke je v razdelku Plačilni namen pri podrobnostih plačila že posebej naveden podatek Številka naročila, sistem pa ločuje med VS prejete plačila (od stranke v Besteron) in VS izplačila (iz Besterona vam – tega najdete na bančnem izpisku in lahko združuje več prejetih plačil v enem dnevu).
Vse te simbole najdete tudi na izpisku transakcij, katerega glava vsebuje navedene podatke.
Na podlagi tega izpiska je mogoče plačila ujemati.
To pomeni, da če si vi ali vaš sistem uvoza vzamete mesečni izpis plačil, boste videli vsako transakcijo, ki vam je bila v določenem mesecu izplačana – torej poslana iz Besterona na vaš bančni račun. Struktura datoteke temelji na prejetih transakcijah od strank, ki so vam bile v tem mesecu tudi izplačane (pozor – ne na prejetih transakcijah, temveč na izplačanih). Na prehodu med meseci se lahko na primer pojavi vprašanje, zakaj v izpisku za april ni transakcije za naročilo z dne 30. 4. – razlog je, da je bila izplačana šele v maju, zato bo vključena v majskem izpisku.
Pri vsaki transakciji imate na voljo več identifikatorjev, na podlagi katerih lahko izvajate ujemanje in kontrolo:
ID plačila – enolični identifikator, ki po vnosu v portalu za stranke v razdelku Plačila – Plačilni namen prikaže prejeto plačilo skupaj s številko naročila in vsemi podrobnostmi transakcije.
Datum in čas – datum in čas prejema transakcije od stranke.
Datum izplačila – datum nakazila, v okviru katerega je bila ta transakcija izplačana iz Besterona na vaš bančni račun (ta podatek določa, v kateri izpisek je transakcija vključena – npr. maj, če je bila izplačana v maju).
Zneski – prejeti znesek, znesek za izplačilo, provizija itd. – razčlenitev plačila, da vidite, koliko je stranka plačala, kolikšen je bil strošek in koliko je bilo izplačano na vaš račun.
Številka naročila – številka naročila iz vašega sistema.
VS prejete plačila – variabilni simbol, ki ga vidi stranka na svojem računu pri izvedbi plačila.
VS izplačila – variabilni simbol, ki ga vidite vi na svojem bančnem izpisku pri prejemu skupnega nakazila (lahko vključuje več plačil oziroma naročil).
in drugi pomožni identifikatorji.
Na podlagi teh podatkov lahko natančno identificirate transakcijo oziroma naročilo, ki vam je bilo izplačano v posameznem nakazilu.
Kot dodatno kontrolo lahko izvedete tudi ročno primerjavo v portalu za stranke:
V vašem XLS izpisu žal niso navedeni variabilni simboli iz vašega internetnega bančništva, po katerih bi lahko neposredno poiskali številke naročil. Vendar če si ogledate razdelek Izplačana plačila (v portalu za stranke) in kliknete na ID posameznega izplačila,
boste videli podrobnosti tega izplačila, kjer so navedena vsa prejeta plačila, vključena v to nakazilo (v našem primeru je vključena ena transakcija). Tukaj boste videli tudi Referenca prejetega plačila (tistega, ki ga vidijo vaše stranke).
Na podlagi tega VS lahko plačilo poiščete v razdelku Plačila – Plačilni namen, tako da v filter vnesete ta variabilni simbol – s tem boste videli tudi številko naročila.
Če bi si v računovodskem programu enkrat nastavili pravila za ujemanje, bi zadostovalo, da uvozite naš izpis za določeno obdobje, program pa bi ujemanje izvedel samodejno. Tako imajo to rešeno vsi naši klienti z večjim številom transakcij.
Računi
Obračunski račun za vse transakcijske pristojbine je izdan na začetku vsakega meseca (3.–5. dan). Vključuje vse pristojbine za pretekli mesec.
Transakcijske pristojbine so oproščene DDV, zato na računu DDV ni prikazan.
Račune pošiljamo na notifikacijske e-pošte in so dostopni v portalu za stranke.
Refundacija plačil
Navodila za refundacije so na:
https://besteron.com/sk/poradna/ako-vratit-refundovat-platbu/
Dodatne informacije:
Refundacije se izvajajo iz prejetih plačil, ki so jih stranke opravile prek plačilnega prehoda v vaši spletni trgovini, torej z odbitkom od plačila.
Refundacija se izvede iz prejetih plačil, ki vam naj bi bila izplačana na določen dan (te lahko preverite v portalu za stranke v razdelku Izplačana plačila).
Če pa je trenutno stanje tega »flowa« nizko (to pomeni, da na določen dan nimate dovolj sredstev za izplačilo na vaš račun za pokritje višine refundacije), sistem počaka na nova prejeta plačila (nov paket, ki se bo izplačal). Ko je ta paket v zadostni višini, se refundacija samodejno izvede.
Alternativni način je vzpostavitev posebne finančne rezerve v Besteronu, iz katere se bodo refundacije odštele. Za podrobnosti o tem načinu se, prosimo, obrnite na naš helpdesk.
Zadnja možnost refundacije je kontaktiranje stranke, pridobitev njenega IBAN-a in izvedba vračila izven sistema Besteron.
Na izpisku bo refundacija prikazana kot vrnjeno plačilo.
Saldokonto
Našim strankam ne odpiramo in ne vodimo računov; prejeta plačila izplačujemo neposredno na njihove bančne račune. Zaradi tega ni mogoče posredovati informacij o stanju sredstev na določen datum.
Za izračun stanja prejetih plačil po odbitku provizij, ki še čakajo na izplačilo, je na voljo pregled plačil v portalu za stranke v razdelku Plačila – Izplačana plačila.
Ilustrativni primer:
Pristojbine in posebni primeri višjih pristojbin
V našem plačilnem prehodu uporabljamo t. i. Blended model pristojbin, ki je za stranke ugoden, saj združuje vse pristojbine v eno (transakcijska pristojbina, scheme fee in interchange fee).
Dovolite, da pojasnimo strukturo pristojbin pri transakciji:
1. Transakcijska pristojbina (BESTERON FEE) – pristojbina za ponudnika.
2. SCHEME FEE – medbančna pristojbina oziroma pristojbina za obdelavo transakcije. Njena višina je odvisna od države izdaje kartice, približno 0,1 %.
3. INTERCHANGE FEE – pristojbina glede na vrsto uporabljene kartice. Pri običajnih karticah, izdanih v EU za fizične osebe, znaša v povprečju približno 0,25 %, pri poslovnih karticah in karticah, izdanih izven EU, pa približno 1,25 % ali več. Na to pristojbino ponudniki nimajo vpliva.
Več o teh pojmih in pristojbinah si lahko preberete na:
https://besteron.com/sk/poradna/dolezite-pojmy-pri-online-platbach/
V izjemnih primerih se lahko srečate s plačili s karticami, izdanimi izven EU, ali s poslovnimi karticami, kjer EU ne regulira višine pristojbine za transakcijo, zato je ta praviloma višja (okoli 1,25 % ali več). Gre pa le za eno od pristojbin, ki se seštevajo, zato je lahko skupna pristojbina pri takih transakcijah višja kot običajno.
Kontaktiranje helpdeska
Naš helpdesk deluje po naslednjem urniku:
PON – PET:
8:00 – 16:00 (e-pošta, telefon, klepet)
16:00 – 20:00 (e-pošta)
20:00 – 8:00 (offline – zbiramo sporočila in odgovorimo po 8:00)
SOB – NED in prazniki:
8:00 – 20:00 (e-pošta, telefon, klepet)
20:00 – 8:00 (offline – zbiramo sporočila in odgovorimo po 8:00)
Pri kontaktiranju helpdeska, prosimo, pripravite naslednje podatke:
• naziv podjetja
• matična številka
• produkt, ki ga uporabljate: plačilni prehod (ime domene) ali POS terminal (TID)
Če potrebujete preveriti določeno plačilo, pripravite:
• številko naročila
• variabilni simbol (VS)
• datum in čas plačila
• znesek
• IBAN pošiljatelja in prejemnika
Pri telefonskem ali klepetalnem kontaktu se lahko zgodi, da vaš klic ne bo sprejet takoj ali bo zgrešen. V tem primeru vas prosimo za potrpežljivost – naši sodelavci vas bodo kontaktirali nazaj takoj, ko bo mogoče.